سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی: تحولی در ثبت اطلاعات مالی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابزاری کلیدی در مسیر تحقق دولت الکترونیک است که با هدف مدرن‌سازی و تسهیل فرآیندهای ثبت اطلاعات مالی و اقتصادی راه‌اندازی شده. این سامانه ریشه‌های قانونی محکمی دارد؛ طبق قانون تجارت، تمامی تجار موظف به نگهداری دقیق و منظم دفاتر قانونی خود هستند.
با تصویب ماده 4 قانون برنامه هفتم توسعه، این الزام وارد فاز جدیدی شد و ثبت و نگهداری دفاتر به صورت دیجیتال رسمیت یافت. همچنین، قانون تجارت الکترونیکی مصوب سال 1382 با تضمین اعتبار اسناد و امضاهای دیجیتال، زیرساخت حقوقی لازم برای این تحول را تکمیل کرده است.
امروزه، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به عنوان درگاه رسمی ثبت دفاتر نزد سازمان امور مالیاتی کشور عمل می‌کند. این سامانه بستری امن، دقیق و یکپارچه برای ثبت سوابق مالی فراهم آورده و گامی مؤثر در جهت افزایش شفافیت اقتصادی و کاهش خطاها و هزینه‌های ناشی از روش‌های سنتی ثبت اطلاعات است.
در بخش‌های بعدی، به صورت گام‌به‌گام با نحوه ثبت‌نام، استفاده، مزایا و نکات کلیدی این سامانه آشنا خواهید شد.

هدف از راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

هدف اصلی از راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، تسهیل و تسریع فرآیندهای مربوط به ثبت دفاتر تجاری (شرکت‌ها و مؤسسات) است. این سامانه با حذف نیاز به مراجعات حضوری و کاهش بوروکراسی اداری، به متقاضیان این امکان را می‌دهد که به صورت آنلاین و در هر زمان و مکانی، اقدامات لازم برای ثبت دفاتر را انجام دهند. از مزایای دیگر این سامانه می‌توان به افزایش شفافیت در فرآیندها، کاهش خطاهای انسانی، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های متقاضیان و دولت، و بهبود فضای کسب‌وکار در کشور اشاره کرد. به طور کلی، این سامانه گامی مهم در جهت دیجیتالی‌سازی خدمات دولتی و ارائه خدمات هوشمند به فعالان اقتصادی محسوب می‌شود.

الزام ثبت دفاتر در سامانه الکترونیکی

الزام به ثبت دفاتر قانونی در سامانه الکترونیکی (از جمله سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و سامانه سازمان امور مالیاتی)، یک گام اساسی در جهت مدرن‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندهای مالی و تجاری در کشور است. بر اساس قوانین و مقررات جدید، کلیه شرکت‌ها و حتی برخی اشخاص حقیقی (بسته به حجم فروش و نوع شغل) موظف‌اند دفاتر روزنامه و کل خود را به صورت الکترونیکی پلمپ کرده و اطلاعات مالی خود را در این سامانه‌ها بارگذاری کنند. این الزام، نه تنها به حذف دفاتر کاغذی و کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری آن‌ها کمک می‌کند، بلکه با فراهم آوردن بستری برای نظارت دقیق‌تر سازمان‌های ذی‌ربط (مانند سازمان امور مالیاتی)، شفافیت مالی را افزایش داده و از تخلفات مالیاتی جلوگیری می‌کند. عدم رعایت این الزام می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین مالیاتی و عدم اعتبار دفاتر در مراجع قانونی شود، که این موضوع اهمیت پلمپ الکترونیکی دفاتر و بارگذاری صحیح اطلاعات در سامانه‌های مربوطه را دوچندان می‌کند.

چه اشخاصی باید دفاتر خود را در سامانه ثبت کنند؟

الزام به ثبت دفاتر قانونی در سامانه‌های الکترونیکی (از جمله سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و سامانه سازمان امور مالیاتی) شامل اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی می‌شود که در ادامه به تفکیک بررسی می‌کنیم:

اشخاص حقوقی

کلیه اشخاص حقوقی (شرکت‌ها و مؤسسات، اعم از اینکه در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده‌اند یا خیر) موظف به ثبت و پلمپ دفاتر قانونی خود به صورت الکترونیکی هستند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است و برای ثبت تمامی رویدادهای مالی، هزینه‌ها، درآمدها، بدهکاری‌ها و بستانکاری‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. حتی شرکت‌هایی که در طول سال مالی هیچ‌گونه فعالیتی نداشته‌اند، نیز باید دفاتر خود را به صورت سفید و خالی پلمپ و به اداره مالیات تسلیم کنند، چرا که عدم انجام این تکلیف منجر به جریمه‌های مالیاتی خواهد شد

اشخاص حقیقی

اشخاص حقیقی (صاحبان مشاغل) نیز بر اساس حجم فروش و نوع شغل خود به گروه‌های مختلفی تقسیم می‌شوند و برخی از آن‌ها مکلف به ثبت دفاتر قانونی هستند:
•  گروه اول مالیاتی: این گروه از اشخاص حقیقی شامل موارد زیر می‌شوند و بدون در نظر گرفتن حجم فروش، باید دفاتر قانونی خود را ثبت کنند:
o  صاحبان کارت بازرگانی (واردکنندگان و صادرکنندگان)
o  صاحبان کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی و بهره‌برداران معادن دارای پروانه بهره‌برداری
o  صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر
o  صاحبان بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها، درمانگاه‌ها، کلینیک‌های تخصصی
o  صاحبان صرافی‌ها
o  صاحبان فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز فعالیت
o  صاحبان مؤسسات حسابرسی، حسابداری، دفترداری، خدمات مالی و ارائه‌دهندگان خدمات مدیریتی، مشاوره‌ای، انفورماتیک و طراحی سیستم
o  صاحبان مؤسسات حمل و نقل موتوری، زمینی، دریایی و هوایی (اعم از مسافربری و باربری)
o  همچنین برخی مشاغل نوین مانند فعالان در حوزه ارزهای دیجیتال، فعالان فضای مجازی و مالکان سایت‌های فروشگاهی و آموزشی نیز در گروه اول قرار می‌گیرند.
•  سایر اشخاص حقیقی: علاوه بر گروه اول، سایر صاحبان مشاغل و حرف نیز بسته به درآمد ابرازی (فروش کالا یا فروش توأم کالا و ارائه خدمت) سال‌های قبل خود، ممکن است مشمول الزام به نگهداری دفاتر قانونی شوند. این طبقه‌بندی بر اساس آیین‌نامه‌های اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم صورت می‌گیرد و معمولاً با تعیین سقف‌های درآمدی مشخص می‌شود. به عنوان مثال، اشخاص حقیقی با فروش بیش از 150 میلیارد ریال در گروه اول قرار می‌گیرند (که این مبلغ برای مشاغل خدماتی 50 درصد کاهش می‌یابد).
نکته مهم: عدم ثبت و پلمپ دفاتر در سامانه، یا رد دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی، می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین مالیاتی برای مودیان شود. بنابراین، رعایت این تکالیف قانونی برای تمامی اشخاص مشمول الزامی است.

مراحل ثبت دفاتر در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

برای ثبت و بارگذاری دفاتر قانونی خود در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، مراحل زیر را دنبال کنید:

ورود به سامانه

ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی به آدرس https://my.tax.gov.ir مراجعه کنید. پس از ورود با نام کاربری و رمز عبور خود، از منوی اصلی، گزینه "ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی" را انتخاب کنید تا به بخش مربوطه دسترسی یابید.

دانلود قالب استاندارد اکسل

سامانه، یک فایل اکسل استاندارد را برای ورود اطلاعات دفاتر تجاری در اختیار شما قرار می‌دهد. این قالب شامل ستون‌هایی نظیر کد حساب‌ها، عنوان حساب، گردش بدهکار و بستانکار و تاریخ گردش حساب است. حتماً اطلاعات خود را فقط در همین قالب وارد کنید. برای دریافت این فایل، گزینه "دانلود قالب استاندارد اکسل برای بارگذاری در سامانه دفاتر تجاری" را انتخاب کنید.

تکمیل فایل اکسل

پس از دانلود قالب اکسل، اطلاعات دفاتر خود را مطابق با دستورالعمل‌های زیر در آن وارد کنید. هنگام کلیک روی گزینه "بارگذاری فایل"، صفحه‌ای با عنوان "بارگذاری قالب" نکات مهمی را برای تکمیل صحیح فایل به شما نمایش می‌دهد:
•  یکپارچگی اطلاعات: تمام اطلاعات باید فقط در یک شیت اکسل وارد شود و از ایجاد شیت‌های اضافی خودداری کنید.
•  حفظ ساختار: عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقاً مطابق قالب استاندارد سامانه باشد و هیچ تغییری در ساختار آن ایجاد نکنید.
•  مقادیر عددی: ستون‌های مربوط به گردش بدهکار و بستانکار باید صرفاً حاوی مقادیر عددی باشند.
•  ورود یک‌طرفه: در هر ردیف (سطر)، فقط یکی از دو ستون گردش بدهکار یا بستانکار می‌تواند مقدار داشته باشد، نه هر دو به صورت هم‌زمان.
•  فرمت فایل‌های بزرگ: اگر فایل شما بیش از 1000 رکورد دارد، لازم است آن را با فرمت CSV بارگذاری کنید.
•  فرمت تاریخ: تاریخ گردش حساب‌ها باید به صورت سال/ماه/روز (YYYY/MM/DD) ثبت شود. برای مثال: 1403/12/20.
•  بازه زمانی تاریخ: تاریخ گردش هر ردیف باید در بازه زمانی مشخص شده برای گردش حساب‌ها قرار داشته باشد؛ به این معنی که تاریخ باید از تاریخ شروع بازه بزرگ‌تر و از تاریخ پایان آن کوچک‌تر باشد.

تنظیمات اولیه و فرآیند بارگذاری فایل

پیش از بارگذاری فایل اکسل یا CSV در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، باید برخی تنظیمات اولیه و حیاتی را وارد کنید. این تنظیمات نقش کلیدی در پذیرش صحیح فایل شما دارند و بدون آن‌ها امکان ادامه فرآیند وجود ندارد. در این مرحله، باید موارد زیر را به درستی تعیین کنید:
نوع فایل: انتخاب کنید که فایل شما از نوع Excel یا CSV است.
فرمت جداکننده (Delimiter): این گزینه فقط در صورتی که فرمت فایل CSV را انتخاب کرده‌اید، قابل تعیین است.
تاریخ پایان بازه زمانی گردش حساب‌ها: این تاریخ، محدوده زمانی را مشخص می‌کند که اطلاعات مربوط به گردش حساب‌های شما باید در آن قرار گیرد.
کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده: از میان لیست دفاتر پلمپ‌شده‌ای که در سامانه نمایش داده می‌شود، کد مربوط به دفتری را که اطلاعات آن را ثبت می‌کنید، انتخاب نمایید.

بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

در این مرحله، فایل تکمیل‌شده حاوی اطلاعات دفاتر تجاری خود را در سامانه بارگذاری می‌کنید. برای انجام صحیح این فرآیند و جلوگیری از بروز خطا، رعایت نکات زیر ضروری است:
فرمت‌های مجاز: سامانه تنها فایل‌هایی با فرمت Excel (.xlsx) یا CSV را قبول می‌کند.
حفظ ساختار: ساختار، عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقاً مطابق قالب اکسل ارائه‌شده توسط سامانه حفظ شود. از هرگونه تغییر در نام یا ترتیب ستون‌ها به طور جدی پرهیز کنید.
تطابق نوع فایل: اگر نوع فایل انتخاب‌شده (Excel یا CSV) با گزینه‌ای که در بخش تنظیمات تعیین کرده‌اید، مطابقت نداشته باشد، سامانه فایل را شناسایی نکرده و اجازه بارگذاری نخواهد داد.
پس از بارگذاری موفق فایل، 10 ردیف ابتدایی اطلاعات به عنوان پیش‌نمایش در سامانه نمایش داده می‌شود تا شما از صحت و ساختار داده‌ها اطمینان حاصل کنید.

مشاهده وضعیت فایل‌های بارگذاری‌شده

در صفحه اصلی سامانه، جدول تاریخچه بارگذاری اطلاعات، وضعیت تمامی فایل‌های ارسالی شما را نمایش می‌دهد. این اطلاعات شامل کد رهگیری دفتر پلمپ، سال مالی، بازه گردش، تاریخ بارگذاری، وضعیت فایل (در حال پردازش، موفق یا دارای خطا)، و امکان دانلود مجدد فایل است. این بخش به شما کمک می‌کند تا بر روند ثبت دفاتر خود نظارت داشته باشید.

آرمان سیستم پارس کار شما را آسان میکند

 با توجه به راه اندازي سامانه ي دفاتر تجاري الکترونيکي توسط سازمان امور مالياتي کشور به منظور ارائه ي دفاتر پلمپ شده الکترونيکي، براي دفاتري که بعد از تاريخ 23/04/1403 نزد اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات تجاري به صورت الکترونيکي پلمپ شده اند، شرکت آرمان سيستم پارس اقدام به انجام موارد مورد نياز اين سامانه نموده است.
در ادامه نحوه ي دريافت فايل اکسل (براي فايل هايي با کمتر از ۱۰۰۰ آرتيکل (البته فايل هاي بيش از 1000 آرتيکل نيز به صورت آزمايشي بارگذاري و تاييد شده است.)) و فايل CSV (براي فايل هايي با بيش از ۱۰۰۰ آرتيکل) مورد نياز اين سامانه از سيستم حسابداري مالي آرمان توضيح داده شده است.
نکته مهم: به دليل اينکه بعد از ارسال اطلاعات به سامانه، امکان اصلاح اطلاعات ارسالي وجود ندارد، لازم است براي جلوگيري از تغييرات احتمالي بعد از ارسال، اسناد حسابداري مربوط به دوره ي ارسالي را، از طريق منوي ورود اطلاعات رديف ]ثبت دائمي اسناد[، ثبت دفتر نماييد.

مراحل ارسال اطلاعات از سیستم مالی آرمان به سامانه دفاترالکترونیک دارایی

1.  ابتدا بايد نگارش سيستم حسابداري مالي آرمان خود را بررسي فرماييد نگارش سيستم شما حتماً بعد از 10.18.0.5 باشد.

2.  از منوي گزارش، رديف ]دفاتر الکترونيک ...] را انتخاب کنيد.

محدوده¬ي تاريخ يا سندهايي که تاکنون ارسال نشده اند را انتخاب و دکمه ي جستجو را بزنيد. اطلاعات با شرايط انتخاب شده نمايش مي يابد. اطلاعات را بررسي و در صورت تأييد، براي دريافت فايل خروجي، دکمه خروجي اکسل دفاتر الکترونيک را بزنيد.

3.  مسير ذخيره فايل را انتخاب و با توجه به تعداد آرتيکلهاي انتخابي نوع فايل خروجي را انتخاب و سپس دکمه ذخيره بزنيد.

فايل در مسير انتخاب شده ذخيره و سپس براي نمايش باز مي گردد.

4.  در صورتيکه فايل خروجي را با فرمت CSV دريافت نموده ايد، بر روي فايل دريافتي راست کليک کنيد و رديف Open With را انتخاب و سپس رديف Notepad را انتخاب کنيد.

بعد از باز شدن فايل، آن را از منوي File، Save As… با فرمت UTF – 16 LE ذخيره نماييد.

5.  حال مي توانيد با توجه به راهنماي ارائه شده توسط سازمان امور مالياتي، فايل را در سامانه بارگذاري نماييد.

سخن پایانی …

در این مقاله به بررسی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پرداخته شد که به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مالیاتی خود را به صورت آنلاین و دقیق ارسال کنند. این سامانه با ساده‌سازی فرآیندهای مالیاتی و کاهش هزینه‌ها و زمان‌ها، به کاربران کمک می‌کند تا گزارش‌های مالی خود را به سازمان امور مالیاتی ارسال کرده و از خطاهای انسانی جلوگیری کنند. همچنین، با فراهم کردن امکان پیگیری آنلاین و شفاف‌سازی اطلاعات، کارایی سیستم‌های مالیاتی کشور به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.